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O que o auditor de OEA e ISO vai pedir e muitas operações não têm em mãos
Daniel Lins, cofundador da Cargosnap, mostra como o registro de evidências ao longo da operação pode facilitar a comprovação do cumprimento de procedimentos em processos de certificação e renovação.
O auditor entra na operação, escolhe um embarque e pede para ver o que aconteceu. Diante dessa situação, não basta ter um procedimento que determine como determinada inspeção deve ser realizada. É preciso demonstrar que os controles estabelecidos foram efetivamente cumpridos.
No Programa Operador Econômico Autorizado (OEA), por exemplo, a Receita Federal exige informações e evidências relacionadas ao atendimento dos critérios e requisitos do programa. É nesse momento que a capacidade de recuperar os registros de uma operação específica se torna relevante.
Daniel Lins, cofundador da Cargosnap, resume essa dinâmica a partir da experiência da empresa com operadores logísticos: “O auditor não pergunta o que vocês fazem. Ele escolhe um embarque e pede para ver.”
A comprovação passa, por exemplo, pelo registro fotográfico da inspeção de um contêiner e de seu lacre ou pelo checklist completo referente ao embarque selecionado pelo auditor. Mais do que demonstrar a existência de um procedimento, a empresa precisa comprovar que ele foi efetivamente executado naquela operação.
Na experiência de Daniel Lins à frente da Cargosnap, cuja plataforma é usada por operadores logísticos para registrar inspeções, inclusive em processos de certificação, é justamente na manutenção desses registros ao longo do tempo que muitas dificuldades aparecem.
Empresas conseguem se organizar para conquistar uma certificação, mas precisam manter, nos anos seguintes, as evidências de que os controles continuam sendo executados e registrados. É nesse intervalo entre a certificação e as verificações posteriores que a capacidade de recuperar o histórico das operações ganha importância.
“Ninguém perde a certificação por falta de procedimento. Perde porque, quatro anos depois, não consegue mostrar que o procedimento foi seguido”, afirma Daniel Lins.
Pelas regras do OEA, atualizadas em março de 2026 pela IN RFB nº 2.318/2026, após a certificação, o operador permanece sujeito ao monitoramento da Receita Federal e à revalidação da certificação, realizada, em regra, a cada quatro anos.
O objetivo é verificar se os critérios, requisitos e regras necessários para a permanência no programa continuam sendo atendidos.
O operador também precisa manter atualizadas as informações e evidências relacionadas ao atendimento dos requisitos do programa. Durante o monitoramento ou a revalidação, a Receita Federal pode determinar ações obrigatórias quando identificar algum requisito não atendido.
Caso a situação não seja corrigida, poderá ser iniciado o processo de exclusão do programa.
Cerca de 1 em cada 5 empresas que chegam à renovação da ISO 9001 deixa a certificação
A dificuldade de manter uma certificação ao longo do tempo também aparece na ISO 9001. O estudo Factors influencing firm propensity for ISO 9001 withdrawal: Evidence on decertification tendency and antecedents, publicado no International Journal of Production Economics em 2021, estimava cerca de 1 milhão de organizações certificadas no mundo.
Desse total, aproximadamente um terço chegava, a cada ano, ao momento de decidir pela renovação, e cerca de 60 mil abandonavam ou perdiam a certificação, o equivalente a aproximadamente 18% desse grupo.
Para as empresas que precisam demonstrar o cumprimento de procedimentos em auditorias, um dos desafios está em conseguir localizar as evidências de uma operação quando elas são solicitadas. É esse cenário que a Cargosnap busca reproduzir em um simulador voltado ao OEA e à ISO 9001.
O objetivo da ferramenta é identificar situações em que o processo pode ter sido executado, mas sua comprovação não está prontamente disponível. A partir das respostas, o simulador apresenta um diagnóstico dos registros que a empresa teria dificuldade para localizar em uma auditoria, permitindo que essas evidências sejam organizadas com antecedência.
FUP Explica
O ponto central desta reportagem não é a existência de normas de certificação, mas o gap entre ter um procedimento escrito e conseguir provar que ele foi seguido. Para operadores logísticos, despachantes e importadores que participam do OEA ou mantêm ISO 9001, esse gap tem consequência concreta: a perda da certificação não costuma vir de uma falha grave, mas da incapacidade de reconstituir o histórico de uma operação específica quando o auditor pede.
No plano jurídico e institucional, a atualização do OEA pela IN RFB nº 2.318/2026 reforça que o monitoramento é contínuo e a revalidação ocorre a cada quatro anos, o que significa que a obrigação de manter evidências não termina com a conquista do certificado. Quem não organiza esse arquivo ao longo do tempo acumula um passivo silencioso que só aparece na hora da auditoria, quando já é tarde para corrigir.
Economicamente, perder o OEA implica abrir mão dos benefícios de facilitação aduaneira que o programa oferece, o que pode encarecer e tornar mais lento o fluxo de cargas do operador. O dado da ISO 9001, com cerca de 18% das empresas que chegam à renovação abandonando ou perdendo a certificação, sugere que o problema de gestão de evidências é mais disseminado do que parece, e não se restringe ao ambiente aduaneiro.
